Nástroje a přístupy k modelování procesů
Modelování procesů je klíčové pro pochopení a zlepšení fungování firem v dnešní dynamické době. Jedná se o grafické, případně textové vyjádření procesů, které definuje posloupnost činností, potřebné vstupy a výstupy pro správné fungování. Procesní modelování se stalo nepostradatelným nástrojem pro zajištění efektivního fungování firem a následné zvyšování jejich efektivity. Hledání nejvýhodnějšího uspořádání činností je zásadní pro optimalizaci podnikových procesů.
Význam procesního modelování
Procesní modelování hraje klíčovou roli při zavádění informačních systémů. Nová funkcionalita informačního systému může vyvolat potřebu změn v procesech, protože některé činnosti budou automatizované. Počet změn může být značný, proto je nezbytné zvolit vhodný modelovací nástroj a metodu, které usnadní identifikaci a úpravu všech dotčených míst.
Výběr vhodného nástroje
Vhodná volba nástroje pro modelování procesů je zásadní. Měl by umožňovat snadné zpracování v počítačové podobě a rychlé provádění změn. Zkušenosti ukazují, že pro znázornění posloupnosti činností a časové potřeby vstupů a výstupů v toku činností jsou vývojové diagramy vhodnější než želví diagramy, s výjimkou specificky zaměřených analýz.
Dostupnost nástrojů
V současné době existuje mnoho nástrojů, které lze využívat pro modelování procesů. Všechny nástroje, které zachovávají nebo rozvíjejí podstatu procesů, se používají pro jejich modelování.
Cíle a zaměření práce
Cílem této práce je ukázat a popsat softwarové nástroje určené pro modelování podnikových procesů. První část je zaměřena na problematiku procesního modelování, kde jsou podrobně popsány pojmy jako podnikový proces, reengineering a modelování podnikových procesů. Ve druhé části je pozornost věnována konkrétním nástrojům, které lze nalézt na trhu. Ke každému nástroji je podrobný popis funkcionality.
Čtěte také: Šicí materiály pro chirurgii
Metody mapování procesů
Mapování procesů je klíčové pro pochopení a zlepšení fungování firmy. Na trhu existuje mnoho možností, od jednoduchých vývojových diagramů až po komplexní softwarová řešení.
- Vývojové diagramy: Jedná se o nejjednodušší způsob, jak vizuálně znázornit proces. Můžete je vytvořit ručně nebo pomocí základních grafických programů.
- SIPOC diagramy: Tento typ diagramu vám pomůže identifikovat klíčové vstupy, výstupy, zdroje a zákazníky procesu.
- Hodnotové mapy: Hodnotové mapy se zaměřují na identifikaci činností, které přinášejí hodnotu zákazníkovi, a těch, které jsou zbytečné nebo neefektivní.
- Specializovaný software pro mapování procesů: Tyto programy nabízejí širokou škálu funkcí pro modelování, analýzu a simulaci procesů. Umožňují vytvářet komplexní mapy procesů, sledovat výkonnost a simulovat dopady změn.
Faktory ovlivňující výběr nástroje
Při výběru nástroje pro mapování procesů je třeba zvážit několik faktorů:
- Velikost a složitost procesů: Pro menší a jednodušší procesy postačí základní nástroje jako vývojové diagramy.
- Rozpočet: Některé nástroje jsou zdarma nebo velmi levné, zatímco specializovaný software může být nákladný.
- Funkce: Zamyslete se nad tím, jaké funkce jsou pro vás důležité. Potřebujete simulaci procesů? Možnost spolupráce více uživatelů? Podpora v češtině? Pokud pro vás není angličtina problémem, můžete vybírat z širší nabídky nástrojů.
V České republice je k dispozici mnoho kvalitních nástrojů pro mapování procesů.
Nástroje pro správu Business Process Management (BPM)
Jako specialista na osvětlení vám chci ukázat, jaké nástroje existují pro správu Business Process Management (BPM). V tomto článku se podíváme, jaké typy nástrojů můžete využít k implementaci a správě BPM.
Prvním typem nástroje pro správu BPM je Business Process Model Notation (BPMN). Je to grafický jazyk pro modelování podnikových procesů. Jednotlivé prvky (objekty, akce, zdroje atd.) jsou navrženy tak, aby bylo jednodušší porozumět procesu a poskytovat informace všeobecně.
Čtěte také: Ekonomický cyklus a podpora rodin
Dalším nástrojem pro řízení BPM je Business Process Execution Language (BPEL). To je univerzální jazyk pro implementaci a řízení procesů ve více aplikacích.
Systém pro správu BPM může být také implementován pomocí Internetu of Things (IoT). IoT zahrnuje všechny zařízení, která jsou propojena prostřednictvím internetu. Pomocí IoT lze ovládat celou řadu procesů od automatizovaného osvětlení až po sledování vytíženosti zařízení.
Cloud Computing je dalším nástrojem pro správu BPM. Cloud Computing vám poskytuje jednoduchý způsob, jak sdílet informace mezi různými systémy. Díky tomu lze snadno spravovat data a procesy a mít přehled o tom, co se děje v různých systémech.
Abyste efektivně ovládali BPM, musíte využít vhodný nástroj. Mezi nástroje patří BPMN, BPEL, IoT a Cloud Computing. Existuje spousta dalších nástrojů pro řízení BPM, ale tyto jsou nejpoužívanější. Důležité je vědět, jaké nástroje můžete využít a jak je můžete efektivně používat.
ProcessDesigner
ProcessDesigner nachází přínosné využití v organizacích všech velikostí. Procesní modely lze vyvíjet přímo ve sdílené repository více analytiky nebo kdykoli z ní extrahovat (check-out), pracovat v režimu offline a následně změny opět začlenit (check-in) do celkového procesního modelu organizace. Nástroj přitom zajišťuje vyspělou podporu pro správu přístupových práv na úrovni jednotlivého modelu či dílčích subprocesů.
Čtěte také: Modelování interiéru svépomocí
ProcessDesigner je velmi vhodný pro všechny pracovníky, kteří sice mají potřebné znalosti o procesech, ale nejsou IT specialisty. S jednoduchostí ovládání nástroje souvisí snadná čitelnost, atraktivní vzhled i přehlednost modelovaných procesů. Procesy lze popisovat libovolnou notací, přičemž jsou připraveny běžné notace včetně nejrozšířenější BPMN (Business Process Model and Notation). Elementy i jejich atributy jsou dále plně rozšiřitelné. Každý uživatel si může vždy aktuálně zobrazit ty prvky, na kterých je zainteresován. Přímo z modelu je možné kdykoliv otevřít potřebný připojený nebo vložený soubor či spustit aplikaci. Dynamicky generované webové stránky zajišťují průběžně aktuální informace o modelu. Vzhled webových stránek je možné dále konfigurovat, a začlenit tak do stávajícího prostředí intranetu organizace. ProcessDesigner a integrující webový portál navíc podporují řízenou komunikaci formou akcí a případně k nim přidruženého workflow. Vztahy v procesním modelu lze také prohlížet a upravovat přes vlastní maticové pohledy.
Další nástroje a platformy
Špičkové nástroje od renomovaných výrobců pro podporu nabízených řešení. Nástroje jsou zaměřené na analýzu, modelování procesů, návrh aplikací, podnikovou architekturu a pro správu požadavků na podnikové úrovni.
Zkušenosti s platformou SBM
"Platformu SBM jsme si původně vybrali pro digitalizaci a automatizaci našich klíčových IT procesů. Po jejich úspěšném zavedení a ověření jejího potenciálu, jsme ji za pomoci konzultantů společnosti LBMS úspěšně rozvinuli i do oblasti business procesů. V současné době je implementovaný rozsah opravdu rozmanitý, na platformě provozujeme podpůrné procesy pro oblasti financí, představenstva, operačního rizika, auditu a jiné."
Irena Filařová Nucová Senior Manažer HR Operations, Lidské zdroje MONETA Money Bank, a.s.: "Jsme společností, která si dala za cíl stát se digitálním lídrem na poli českého bankovnictví, a proto kráčíme směle vstříc každé inovaci. Výjimkou v MONETA Money Bank tak nemůžeme být ani my, tým HR . Pomocí TeamTrack/SBM jsme plně zdigitalizovali celý proces nástupu a výstupu zaměstnanců napříč celou bankou, což nám významně usnadnilo naši práci."
Martin Hrazdira Head of IT Operations Allianz pojišťovna, a.s.: "SBM jsme vybrali v roce 2012 jako produkt na řešení našich procesů v IT, hlavně z důvodu možnosti dalšího rozvoje interními silami. Za tu dobu jsme se dostali o hodně dál a SBM je již centrálním procesním portálem." "Řešení Orchestrated IT jsme naimplementovali v roce 2015 a od té doby nám slouží pro operativní i strategické řízení klíčových IT procesů operations i development a pro efektivní komunikaci s businessem a našimi dodavateli. Díky flexibilitě použité procesní platformy SBM se nám daří automatizované procesy průběžně rozvíjet a dostát tak požadavkům ze strany bussinesu a auditorů."
Jiří Fojtík Vedoucí oddělení Controlling a Nákup Digiteq Automotive s.r.o.: "Na SBM jsme postavili náš firemní informační systém pro řízení projektů a všech souvisejících agend (řízení zdrojů, controlling, odchozí a příchozí faktury, pracovní cesty). Při implementaci a následném rozvoji systému jsme ocenili mimo profesionálního přístupu zejména procesní expertízu LBMS uplatněnou při redesignu našich business procesů."
Pavel Jiránek Vedoucí oddělení IT Operations/Head of IT Operations Českomoravská stavební spořitelna, a. s.: "SBM používáme úspěšně pro zadávání požadavků na HelpDesk a pro procesy Change Management, Release Managent a Incident Management. Oceňujeme zejména možnost rozvoje interními silami."
Modelování podnikových procesů
Modely podnikových procesů představují přehled procesů probíhající ve společnosti. Pomocí namodelovaných procesů získáváme jednodušeji informace a celkový přehled o procesech, které v podniku probíhají. Je to prostředek pomocí, kterého můžeme ve společnosti popsat a porozumět svému vnitřnímu uspořádání a chování. Proto, aby výsledný model procesu byl namodelován správně, je potřeba dodržet určité zásady a zvolit vhodný modelovací jazyk. Na výběr máme několik metod pro modelování podnikových procesů. V tomto článku budou představeny a popsány přístupy k modelování podnikových procesů.
Procesní modelování je součástí procesní analýzy, pomocí které identifikujeme a specifikujeme procesy, sub-procesy, jejich strukturu, vlastníky, vstupy, výstupy, omezení a podobně. Pomocí procesního modelování jsme schopni vytvořit procesní model, který poskytuje grafickou prezentaci, která usnadňuje spolupráci všem, kteří se na procesní analýze podílejí nebo používají její výsledky. Pomocí modelování procesů vyprodukujeme popis procesu. Měla by být navržena taková struktura procesů, abychom efektivně splnili naše cíle klíčových procesů. Jedná se o opakovanou činnost a je v našem zájmu, aby generovala přidanou hodnotu.
Definice procesu a sub-procesu
Jedná se o organizovanou skupinu vzájemně souvisejících činností, které procházejí organizačními útvary, které spotřebovávají materiální, lidské, finanční a informační vstupy a jejichž výstupem je produkt, který má hodnotu pro externího nebo interního zákazníka. Jedná se o pod-proces, který je v určité hierarchii. Dva a více sub-procesů tvoří proces. Při popisu sub-procesu platí stejné požadavky jako u procesů.
Procesní mapa
Vzhledem k tomu, že se v každé společnosti vyskytuje velké množství procesů, mělo by být cílem společnosti, aby tyto procesy byli dobře přehledné a čitelné. Čím více procesů tím se jejich přehlednost snižuje. Proto se v řadě případů procesy dělí do skupin. Každou skupinu potom reprezentuje jeden proces. Procesní mapou tedy můžeme nazvat pohled na procesy společnosti od abstraktní až po detailní úroveň. Pomocí procesní mapy můžeme procesy sledovat z různých pohledů.
Grafické zachycení modelu procesu
Pro grafické zachycení modelu procesu bychom měli použít vybraný vizuální nástroj. Tento nástroj by měl obsahovat: notaci základních prvků procesu, aktivity, zdroje, dokumenty a tak dále. K tomuto účelu můžeme použít obecné modelovací nástroje, které jsou určeny k modelování systémů (UML, DFD, Petriho sítě) anebo speciální nástroje určené pouze pro modelování procesů např. BPMN.
Metodiky a jazyky pro modelování podnikových procesů
Existuje několik metodik a jazyků, které se používají pro modelování podnikových procesů.
ARIS (Architecture of Integrated Information Systems)
Architecture of Integrated Information Systems - neboli ARIS byl vyvinut prof. Scheerem. Jedná se o metodiku a nástroj pro modelování a analýzu podnikových procesů. Jedná se o notaci pro vizualizaci procesů, kterou vyvinula německá společnost IDS Scheer. Výhodou nástrojů ARIS je silné propojení s informačním systémem SAP. Jde o to, že pokud proces definujeme přímo v ARIS můžeme při jeho vykonávání přímo spouštět funkce v informačním systému a naopak.
UML (Unified Modeling Language)
Jedná se o jazyk pro modelování systémů. Původně vyvinut jako standart spojující různé metody používané v rámci vývoji softwarového sytému, které by umožnily využít principy tzv.“ objektové orientace“. Cílem UML bylo poskytnout jazyk a ne metodiku. 4.vrstva - run-time instances. Pro vizualizaci procesu se nejvíce používá diagram aktivit. Zobrazuje proces jako soubor aktivit a přechodů mezi nimi a to včetně detailních informací, jako kdo za jakou aktivitu zodpovídá, či s jakými objekty aktivita pracuje.
Prvky UML diagramu aktivit
- Akce: Představuje činnost, které předchází jiná činnost nebo událost.
- Aktivita: Modeluje tok vykonávání akcí v ní obsažených.
- Rozhodovací blok: Umožňuje větvení.
BPML (Business Process Modeling Language)
Jazyk BPML je standardem exekutivního modelovacího jazyka, což znamená, že jeho modely jsou spustitelné v definovaném prostředí. Toto se děje za pomocí textové podoby jazyka a modelů, která vychází z technologie XML (Extensible Mark-up Language). Koncepce BPML je zaměřena především na spolupráci a koordinaci firemních procesů mezi obchodními partnery.
Základní prvky BPML
- Aktivity: Zajišťují určitou funkcionalitu. Podnikový proces je komplexní aktivitou, která je složená z dílčích aktivit. Definice aktivity specifikuje způsob, kterým je aktivita spouštěna a prováděna.
- Kontexty: Pro aktivity můžeme definovat jejich kontexty. Autoři BPMI definují kontext aktivity jako „obecné chování všech aktivit, které jsou v tomto kontextu spouštěny. Těmito vlastnostmi jsou především obsluha výjimek a chyb, základní sémantika, definice časových omezení, apod.“ Spřízněné aktivity jsou prováděny v kontextu, který je definicí prostředí.
- Proces: Typ komplexní aktivity, která definuje vlastní kontext pro spouštění aktivit, v procesu obsažených.
- Plány: Plán je časový harmonogram, podle kterého jsou spouštěny jednotlivé procesy. Čas může být určen relativně, nebo absolutně.
- Transakce: Pomocí transakčních protokolů můžeme koordinovat dokončení aktivit dvou procesů, které spolu komunikují pomocí zpráv.
IDEF (Integration Definition)
Vytvořit strukturovanou grafickou reprezentaci systému umožňuje skupina metod IDEF, která k tomuto účelu poskytuje jazyk s odpovídající skladbou a sémantikou. Pomocí této metody jsme schopni sestavit konsistentní model, který je složen z popisu funkcí systému a jejich vzájemných vztahů a dat.
DFD (Data Flow Diagram)
Tato metoda byla vyvinuta k modelování datových toků navrhovaných systémů ve strukturovaných metodikách vývoje. Pomocí DFD lze modelovat celé organizace. Tato notace čerpá z teorie grafů a vznikla z diagramu aktivit.
Základní prvky DFD
- Proces: Znázorňuje převedení dat, které vede k vyprodukování výstupu. Rozlišuje se zde datový proces a řídící proces.
- Uložiště dat: Slouží k uložení dat k pozdějšímu využití. Abstrakce jakékoliv formy uložení, vyjadřuje depozitář dat. Uložení dat znamená přerušení toku v čase.
- Terminátor: Představuje objekty, které nepatří do popisovaného systému, ale do jeho podstatného okolí.
- Datový tok: Vyjadřuje přesun dat/informací z jedné části systému do jiné, nebo z okolí systému do systému a naopak.
EPC (Event-driven Process Chain)
Patří k nejrozšířenějším metodám modelování, a to zejména proto, že je integrována do systému SAP a ARIS. Metoda popisuje proces z pohledu návaznosti jednotlivých aktivit, časových posloupností aktivit a paralelismů. Metoda zohledňuje „přístup přesného definování chovaní“, kdy slouží k popisu toho, jak bude vlastní proces vypadat.
Petriho sítě
Nabízejí velmi názorné grafické vyjádření, ale i matematický aparát, který je přínosem při realizaci a ověřování procesů modelovaných pomocí Petriho sítí.
Metoda IBM
Jedná se o metodu vyvinutou firmou IBM. Metoda byla vyvinuta k analýze a návrhu tzv. Jedná se o metodu pro mapování podnikových procesů. Metoda zaměřená na vývoj informačního systému, zejména v jeho počátečních fázích. Hlavní význam této metody spočívá v orientaci na problémy reality, které řeší přímo na úrovni business systému a nepřejímá je do systému informačního. Mapuje podnik procesně. Základem je hledání příčin problémů, které uživatelé pociťují. Dále postupuje k analýze problému uživatele až po hledání nových a vhodných řešení tohoto problému.
SADT (Structured Analysis and Design Technique)
Jedná se o modelovací nástroje, které se zabývají modelováním podnikových procesů. Metoda určená pro modelování činností, rozhodnutí a akcí podniku. Činnosti jsou ve vztahu svými vstupy, výstupy, kontrolními signály a mechanismy. Používá se k modelování a reengineering podnikových procesů. Tato metoda vnímá proces a podnik jako síť komunikace, tím se odlišuje od ostatních metod.
Microsoft Visio
Metoda, pomocí které můžeme vytvářet diagramy, které nám usnadní pochopit, dokumentovat a analyzovat procesy ve společnosti. Jednoduchý nástroj, pomocí kterého můžeme znázornit procesy ve společnosti. I v tomto programu je možné jednotlivé procesy datově propojovat a aktualizovat. Nabízí širokou škálu diagramů, které se týkají organizace, zdrojů a procesů probíhajících v podniku.
BPMN (Business Process Model and Notation)
BPMN poskytuje notaci srozumitelnou všem uživatelům a analytikům, kteří vytvářejí počáteční návrhy procesů, technikům a vývojářům, kteří jsou odpovědní za technologie, které budou vykonávat tyto procesy a konečně manažerům, kteří budou tyto procesy řídit a monitorovat. Zajišťuje, že XML jazyky určené pro realizaci obchodních procesů jako BPEL4WS můžou být zobrazeny v business-orientované notaci. Záměrem BPMN je standardizovat obchodní modelování procesů. Poskytuje jednoduchý způsob komunikace a zpracovávání informací pro jiné komerční uživatelé, procesy prováděný orgány, zákazníky a dodavateli. Jedná se o systém pro modelování obchodních procesů uvnitř organizace, tedy o modelování podnikových procesů. Soubor grafických objektů a pravidel, podle nichž mohou být objekty mezi sebou spojovány, slouží tedy k modelování procesů. Pomocí BPMN se zlepšilo propojení mezi návrhem a implementací procesu. Využívá desítky nástrojů, které slouží pro modelování procesů. Využívá tzv. Business Process Diagram (BPD), který je tvořen sítí grafických objektů. Veškeré objekty jsou od sebe graficky odlišeny, pevně jsou dány jejich tvary a uživatel si může měnit pouze barvy.
Klíčové vlastnosti BPMN
- Vizuální vzhled: Standartní vizuální jazyk, který umožňuje poznat a pochopit celý proces díky namodelovanému procesu. Klíčovým prvkem je výběr tvarů a ikon používaných pro grafické znázornění procesu.
- Zaměření: BPMN se omezuje pouze na podporu koncepce modelování podnikových procesů.
- Abstraktní (veřejné) procesy: Jde o vzájemné působení mezi interními procesy a jiným procesem nebo uživatelem. Diagram BPMN může zobrazovat procesy jednotlivých účastníků, každý účastník má ale diagram zobrazen rozdílně. Účastnící mají různé pohledy na to, jak se na ně procesy vztahují. Některé z aktivit budou pro interního účastníka (má je provést nebo je mít pod kontrolou) a další aktivity budou mimo tohoto účastníka. Každý účastník má jiné interní a externí perspektivy. Důležité je jak může účastník sledovat stav a problémy interních a externích činností. Nicméně, diagram zůstává stejný, zobrazí obchodní proces, který má dva úhly pohledu. Např.: Jeden z hlediska pacienta jeden z hlediska lékaře.
tags: #nastroje #k #modelovani #procesu