Automatické generování seznamů tabulek, obrázků a grafů v dokumentech

Konec bakalářské nebo diplomové práce (obecně kterékoli práce většího rozsahu) často obsahuje kromě seznamu použité literatury také seznam tabulek a seznam obrázků. Psát tyto seznamy ručně by bylo velmi neefektivní, protože moderní kancelářské programy, jako Microsoft Word, OpenOffice nebo LibreOffice, dokáží tyto seznamy vygenerovat automaticky. Tento článek se zaměřuje na automatické generování seznamů tabulek, obrázků a grafů, přičemž zdůrazňuje výhody tohoto přístupu a poskytuje praktický návod.

Proč používat automatické generování seznamů?

Manuální vytváření seznamů tabulek a obrázků je časově náročné a náchylné k chybám. Zejména při rozsáhlých dokumentech, kde se čísla stránek a pořadí tabulek/obrázků mohou měnit, je automatické generování neocenitelné.

Výhody automatického generování seznamů:

  • Úspora času: Automatické generování eliminuje nutnost ručního vypisování a aktualizování seznamů.
  • Přesnost: Program automaticky sleduje čísla stránek a pořadí tabulek/obrázků, čímž minimalizuje riziko chyb.
  • Snadná aktualizace: Při změnách v dokumentu stačí seznam aktualizovat jedním kliknutím.
  • Profesionální vzhled: Automaticky generované seznamy mají konzistentní formátování, včetně správného zarovnání a vyplňujících teček.
  • Automatická aktualizace číslování: Pokud přidáte tabulku doprostřed práce, čísla titulků se automaticky upraví do správného pořadí.
  • Eliminace nutnosti ručního přepisování: Při manuálně psaných titulcích byste museli znovu přepisovat čísla tabulek.

Jak automaticky generovat seznam tabulek ve Wordu

Pro generování seznamu tabulek je nutné nejprve správně vytvořit titulky tabulek.

Postup vložení titulku tabulky:

  1. Do své bakalářské nebo diplomové práce vložte novou tabulku.
  2. Jakmile máte tabulku v práci, klikněte na ni pravým tlačítkem myši. Objeví se kontextová nabídka s možnostmi pro tabulku. Občas je trochu složité kliknout do správného místa, aby se nabídka zobrazila. Další možností, jak vložit titulek tabulky je pomocí použití nabídky funkcí v horní liště Wordu. Abyste tak mohli učinit, je třeba umístit kurzor do přímo před tabulku (zpravidla se titulky tabulek umisťují NAD tabulku).
  3. V závislosti na zvoleném postupu vložení titulku (viz bod 2.) zvolíme Vložit titulek. Zobrazí se dialogové okno s nastavením parametrů titulku.
  4. Nejprve doporučuji vybrat typ titulku Tab. nebo Tabulka.
  5. Začátek titulku spolu s číslem tabulky se vloží do prvního textového pole. Stačí tedy za něj dopsat text titulku např. " - Moje první tabulka". Tento vlastní text bude následně součástí titulku tabulky i součástí seznamu tabulek na konci práce.
  6. Dialogové okno umožňuje nastavit ještě pár drobností. Asi nejdůležitější je umístění titulku - nad nebo pod tabulkou. Správné umístění záleží na metodických pokynech každé školy.
  7. Po potvrzení okna tlačítkem OK se vloží titulek tabulky nad, resp. pod tabulku. Takto je potřeba vytvořit titulek pro všechny tabulky v celé práci. Každý titulek automaticky získá číslo ve správném pořadí. Dokonce, když přidáte tabulku doprostřed práce, čísla titulků se automaticky upraví do správného pořadí. Není tedy příliš vhodné se v textu odkazovat na tabulky textem ("… najdete v tabulce č.4 …"). Titulky tabulek by měly být umístěny nad tabulkou, titulky obrázků pod obrázkem.
  8. Nyní stačí přejít do části práce, kde chcete mít vygenerovaný seznam tabulek. Na kartě Reference vyberte tlačítko pro vložení seznamu obrázků.
  9. Zobrazí se dialogové okno, kde je nutné vybrat typ titulku, který jste používali.
  10. V okně není potřeba nic jiného nastavovat. Výchozí nastavení často vyhovuje všem požadavkům.
  11. V případě, že byste chtěli upravit text seznamu tabulky, není možné ho měnit přímo v seznamu. Je potřeba přejít ke konkrétnímu titulku tabulky (můžete podržet na klávesnici CTRL a kliknout na konkrétní položku v seznamu, abyste se dostali přímo na daný titulek). Titulek u tabulky upravte a zpět přejděte k seznamu tabulek.
  12. Zobrazí se dialogové okno, kde je lepší zvolit variantu Celá tabulka. V případě, že jste neměnili názvy titulků, stačí první volba Pouze čísla stránek.

Alternativní postup vložení titulku:

  1. Tabulka č. Nad tabulku umístěte kurzor a vložte titulek.
  2. Pokud máte vybrán typ popisku kliknete na OK a vloží se Vám titulek, viz výše titulek nad tabulkou - Tabulka č.

Vytvoření automatického seznamu tabulek:

  1. V práci máte vytvořeno několik tabulek včetně vložených popisků a nyní potřebujete vytvořit automaticky seznam tabulek.
  2. Klikněte na stránku, kde má být umístěn seznam tabulek.
  3. V části Obecné si vyberete v části „Popisek titulku“ ty popisky, pro které chcete vytvořit seznam.
  4. V našem případě potřebujeme seznam tabulek, tak si vybereme popis titulku Tabulka č.

Aktualizace seznamu tabulek:

Seznam tabulek můžete aktualizovat, když se Vám např. tabulka posune na další stranu nebo když vložíte novou tabulku. Seznam aktualizuje, tak že na něj můžete kliknou pravým tlačítkem a vyskočí Vám okno a kliknete na „Aktualizovat pole“. Opět se Vám zobrazí okno a zde můžete vybrat ze dvou variant. Buď jen aktualizujete čísla stran nebo aktualizujete celý seznam.

Jak automaticky generovat seznam grafů a obrázků

Stejný postup jako u tabulek se používá i pro generování seznamu grafů a obrázků.

Čtěte také: Návody na podzimní aktivity s dětmi

Vytvoření automatického seznamu grafů:

  1. V části Obecné si vyberete v části „Popisek titulku“ ty popisky, pro které chcete vytvořit seznam.
  2. V našem případě potřebujeme seznam grafů, tak si vybereme popis titulku Graf č.

Aktualizace seznamu grafů:

Seznam grafů můžete aktualizovat, když se Vám např. graf posune na další stranu nebo když vložíte nový graf. Seznam aktualizuje, tak že na něj můžete kliknou pravým tlačítkem a vyskočí Vám okno a kliknete na „Aktualizovat pole“. Opět se Vám zobrazí okno a zde můžete vybrat ze dvou variant.

Tipy pro tvorbu efektivních tabulek

Kromě automatického generování seznamů je důležité dbát i na samotnou prezentaci tabulek. Následující tipy pomohou vytvořit tabulky, které jsou přehledné a snadno čitelné.

  1. Používejte vhodné písmo: Pro prezentaci dat jsou ideální písma typu Sans-Serif (například Helvetica, Ariel, Calibri). Pamatujte také na to, abyste nepoužívali více než dva druhy fontů, ideálně se držte pouze jednoho. Používejte také jasnou hierarchii velikostí písma.
  2. Zarovnání dat: Zarovnáním všech textových dat doleva a všech číselných dat doprava vytvoříte výrazný okraj tabulky. Tím zlepšíte čitelnost a grafickou konzistenci své tabulky. Nepoužívejte zarovnání na střed, protože to způsobuje, že text v buňce graficky „plave“.
  3. Vnitřní okraje: Přidejte do své tabulky v Excelu trochu prostoru tím, že svým datům poskytnete více místa úpravou šířky a výšky sloupců. Nastavte vše ručně, používejte celá čísla a snažte se udržet šířku sloupců konzistentně. Pokud máte typově stejné údaje v jedné tabulce, rovnou buňky označte a upravte všechny najednou.
  4. Záhlaví tabulky: Záhlaví pomůže všem uživatelům pochopit data, která prezentujete. Udělejte jej jasné, čitelné a zřejmé na první pohled.
  5. Použití barev: S přidáváním barev se držte jednoduchého pravidla: méně je někdy více. Zvažte jednu, maximálně dvě barvy, které spolu dobře spolupracují a hodí se k vyjadřovaným datům. Nepřidávejte do Excelu barvy jen proto, aby tam byly. Pokud potřebujete poradit, vyzkoušejte stránku Colors od Canvy. Zvolit můžete dvě doplňkové barvy nebo třeba různé odstíny té stejné.
  6. Stínování řádků: Jestliže má tabulka v Excelu mnoho řádků, zvažte jejich stínování světle šedou nebo světle modrou barvou pro lepší čitelnost. Tento jednoduchý grafický trik pomáhá při čtení napříč dlouhou jednolitou tabulkou. Excel pro to má jednoduchou funkci schovanou pod „formátovat jako tabulku“.
  7. Mřížka tabulky: Mřížka je skvělá pro přehledné znázornění sloupců a řádků tabulky a usnadňuje sledování dat. Snažte se, aby vodorovné a svislé čáry mřížky nebyly stejné. Zkuste použít plnou čáru pro ohraničení řádků a tečkovanou čáru pro ohraničení sloupců. Pokud používáte stínování střídavých řádků z předchozího kroku, můžete použít plnou čáru pouze pro sloupce a vynechat ohraničení řádků.
  8. Styl buňky: Jakmile definujete vzhled tabulky, můžete nastavení uložit jako styl buněk. Zvýrazněte buňky tabulky s formátováním, které chcete uložit. Tuto možnost najdete na kartě Domů, kde v galerii stylů vyberete Nový styl buňky.
  9. Podmíněné formátování: Pokud excelová tabulka obsahuje velké množství dat, můžete pomocí podmíněného formátování zvýraznit hodnoty, které splňují určitá kritéria. Například můžete zvýraznit zajímavé buňky s neobvyklými hodnotami k rozpoznání problémů, identifikaci vzorů a trendů a podobně. Najděte si v nápovědě podrobný návod na to, co zrovna pro svou tabulku potřebujete.

Automatické generování obsahu

Kromě seznamů tabulek a obrázků je důležité i automatické generování obsahu. Obsah usnadňuje orientaci v dokumentu a umožňuje čtenářům rychle najít požadované informace.

Postup vytváření obsahu:

Postup vytváření obsahu vyžaduje tři hlavní kroky. Nejdříve vytvořte a aplikujte odstavcové styly, které použijete jako základ pro obsah. Ve druhém kroku určete, které styly se použijí v obsahu a jak bude obsah formátován.

Podrobný postup:

  1. V celé knize byste měli používat styly odstavců jednotně.
  2. Před generováním obsahu se rozhodněte, které odstavce mají být do obsahu zahrnuty (například nadpisy kapitol a oddílů), a pak pro každý z nich definujte odstavcový styl. přidat novou stránku. a pak otevřete soubor knihy. Tento nadpis se objeví na začátku obsahu. Včetně dokumentů knihy. aktivní dokument, zrušte výběr této možnosti. nahradit všechny existující články obsahu v dokumentu. zejména pokud chcete do dokumentu přidat několik obsahů. Abyste ho definovali, klikněte na Uložit styl. textovými rámečky v dokumentu. v dokumentu nebo v knize vytvořit různé obsahy, použijte styly obsahů. nebo autorů fotografií. Vytvořte styl obsahu pro každý typ seznamu. se styly odstavců, které mají v názvu slovo „obsah“. položek obsahu. Tento nadpis se objeví na začátku obsahu. použijte tyto možnosti, abyste určili vzhled textu generovaného obsahu. poté, co v dialogovém okně kliknete na Více možností. styl v seznamu Zahrnout styly odstavců. Zadejte název Stylu obsahu. který se použije na příslušné položky obsahu.
  3. Určete, které znaky chcete vložit mezi položku obsahu a její číslo stránky. Výchozí je ^t, který aplikaci InDesign říká, aby vložil tabulátor. Z rozbalovacího seznamu můžete zvolit další speciální znaky (například Tabulátor odsazení zprava nebo Em mezeru). Můžete vytvořit znakový styl, kterým se zformátuje místo mezi položkou a číslem stránky. Pak tento styl můžete vybrat z rozbalovacího seznamu Styl vpravo od pole Mezi položkou a číslem. Tuto volbu vyberte, chcete-li položky obsahu s vybraným stylem uspořádat abecedně. Tato volba je užitečná při vytváření jednoduchých seznamů, například seznamů inzerentů. Pořadí uspořádání pro obsah se určí podle nastavení výchozího jazyka dokumentu. se standardně nastaví o jednu úroveň níže než položka bezprostředně nad ní. vybraný styl odstavců. v dialogovém okně. položky obsahu průběžně v jednom odstavci. Tuto možnost vyberte, pokud chcete nahradit všechny existující články obsahu v dokumentu. i odstavce na skrytých vrstvách. text ve vlastním dokumentu. Tuto možnost vyberte, pokud chcete vytvořit jeden obsah pro všechny dokumenty v seznamu knihy a přečíslovat stránky knihy. obsahu. Vyberte styl obsahu a klikněte na Upravit. nepoužíváte styl obsahu). tabulátor). Rozvržení > Aktualizovat obsah. použitého na položky v obsahu. Z nabídky panelu zvolte Nový odstavcový styl. upravte text v dokumentu nebo v dokumentech knihy, ne článek obsahu. odstavců nebo znaků, spojené s těmito prvky. v knize. upravte styl obsahu. a pak vygenerujte nový obsah.

Čtěte také: Tvoření vánočních zvonečků

Čtěte také: Nápady pro vánoční tvoření

tags: #čísla #tvoření #tabulek

Oblíbené příspěvky: